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从沟通软件效用话题引发的思考——崇学半月坛第四讲记述
信息来源:省科协机关党委  作者:   点击数 发布时间: 2014-08-26

    “网络沟通平台对工作整体效率的影响已经越来越大。今天我想与大家一起探讨最常用的QQ和电子邮件各自的优缺点。”

    4月18日下午,省科协20来名年轻人再次聚集在大楼二楼活动室。主讲人——国际部陈炯炯,以《组织高效沟通及协作机制探讨》为题,以QQ和邮件为例,引导大家展开了一场别开生面的讨论。他用在磁性白板的线条(两端写有正反两种观点)上放磁粒投票的方法,让参与者表明各自的态度,说明理由,再组织大家就QQ和邮件在工作中的沟通效率、团队协作效率和工作任务计划等问题展开讨论。主讲人边引导讨论,边阐述个人观点,引起与会者对如何更好地运用网络工具软件来提高工作效率的深入思考。

    QQ和邮件哪个工作沟通效率更高?磁粒投票结果表明,多数人倾向于QQ,较少人倾向于邮件。倾向于QQ者阐述的理由是:QQ主动、简便、快捷、易于建群。倾向于邮件者的理由是:邮件更正规,更适合于工作场合。在讨论基础上,主讲人引用了一些研究论文并阐述了个人观点,认为QQ适合于休闲聊天,而邮件对工作沟通具有更高的效率。他提出三个方面的理由:QQ具有“侵入性”,它不断地跳出来提醒你注意,常会打断你的思路、干扰工作、分散人的注意力;使用邮件时可以让人静下心来,集中精力阐述完整的思想观点,QQ只是即时聊天,通常内容零碎,话题不由自主地经常转移,无法专注某个问题;邮件易于作为工作资料保存,便于搜索查找,而QQ通常随聊随弃,缺乏保存价值。

    尽管主讲人阐明这是个人观点,但仍引起大家的反思。QQ、微信等网络沟通软件出来以后,不少人特别是大多数年轻人趋之若鹜,成天把时间和精力花费在这上面,有的甚至沉溺其中,一会儿不看手机查信息就难受得不得了。至于其利弊得失,却很少有人冷静分析。

    接着,主持人引导大家开展了对QQ和邮件的团队协同功能和相关应用软件在制定工作任务计划中的作用展开了讨论。投票和讨论情况表明,大家对上述两方面多仅局限于QQ的“群”功能的了解和使用,只有一位与会者谈了自己多年来使用行事历软件制定工作任务计划、随时记录工作任务进程获得的体会和效果。客观上,QQ和邮件等工具软件的更多功能并没有真正受到关注和应用。由此,主持人以他所在团队的实际应用为例,进一步对QQ和邮件作出比较,较系统地阐述了邮件的文件传输共享、日历安排、邀请约会等诸多功能,在推动团队及成员之间实现计划进程公开、资源共享、及时有效沟通和高效率协同工作中积极作用,给与会者打开了一片新的天地,引发了大家学习应用的欲望和兴趣。

    本次讲坛给了大家不少启示和收获,其中最主要的有:

    (一)希望加强一些常用办公软件的知识培训、应用推广和经验共享;

    (二)建议省科协有一个功能较强的统一邮箱,既作为单位的统一标志,又可实现统一邮箱基础上的功能共享,加强团队协同,提高工作效率;

    (三)尽快建立省科协OA管理平台,全面提高省科协的办公自动化水平。